Privacybeleid Sociëteit de Vijfhoek 1866 versie 25-05-2018
De Sociëteit de Vijfhoek 1866 is een onafhankelijke vereniging zonder winstoogmerk.
Via onze website bieden wij allerlei informatie aan leden. Daarbij verwerken wij privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd. In sommige gevallen werken wij daarbij samen met andere organisaties of bedrijven.
Aan niet-leden geven wij alleen algemene informatie over de Sociëteit de Vijfhoek 1866 zonder dat er gegevens gedeeld word van de leden.
Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving.
Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:
duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist;
jouw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn;
wanneer wij jouw gegevens delen, afspraken maken met derde partijen om er o.a. voor te zorgen deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
jouw recht respecteren om jouw persoonsgegevens op jouw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.
Als je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via de voorzitter, penningmeester of secretaris. De contanct gegevens vindt onder het TAB-blad contact op deze website.
Gebruik van persoonsgegevens
Bij het gebruik van het lidmaatschap, diensten en website laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij verwerken niet altijd alle onderstaande gegevens. Dat is namelijk afhankelijk van welke diensten en functionaliteiten op onze websites jij kiest te gebruiken. Zo verwerken wij behalve de contactgegevens, jouw gegevens alleen op de het beschermde gedeelte van de website welke jij zelf kan invullen, verwijderen of veranderen.
Persoonsgegevens
Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten die je op onze websites gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:
achternaam
tussenvoegsel
voorletters
roepnaam
Adres
Postcode
plaats
e-mailadres
telefoonnummer
mobiele telefoon
geboortedatum
(voor) naam partner
beroep
Hobby
Lid sinds
Lid tot
Reden van afmelding
Hobby’s
Bijzonderheden
Gebruikersnaam
wachtwoord
pasfoto
IBAN banknummer
Getekende incassoverklaring
Getekende aanmelding lidmaatschap
Informatie die je zelf invult in een open veld, zoals een forumpost of een bericht in het contactformulier.
IP-adres en tijdstip laatste inlog moment
Technische meetgegevens van de apparatuur is uitsluitend de identifiers in een cookie voor onze website.
Doeleinden
Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden (mede afhankelijk van welke diensten jij gebruikt):
- om jou de mogelijkheid te bieden om je aan te melden voor activiteiten via onze
website of email en gebruik te maken van alle functionaliteiten op de websites.
- om je te informeren over activiteiten en een verslag daarvan in tekst en beeld.
- om je inschrijving voor ons lidmaatschap of overige diensten zoals onze activiteiten
te verwerken.
- om een klacht of je reactie op een klacht te verwerken.
- om met jou te communiceren door middel van het verzenden van elektronische
nieuwsbrieven en uitnodigingen via mail of met de post.
- om jouw vragen te beantwoorden of jouw klachten te behandelen via social media,
e-mail, per post of telefonisch.
- om onze websites te verbeteren.
Verstrekking aan derden
Wij geven de door jou verstrekte gegevens niet door aan derde partijen behalve als dit noodzakelijk is voor financiële transacties.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor de afhandeling van incasso betalingen bij internetbankieren.
Wanneer wij jouw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij er o.a. (met een overeenkomst) voor dat uw gegevens niet voor andere doeleneinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat jouw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.
Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is.
Profilering en cookies
De website van de Sociëteit maakt uitsluitend gebruik van een (1) cookie voor de loginfunctie. Deze cookie onthoudt of je bent ingelogd of niet. Overige cookies worden (op dit moment) niet gebruikt.
Website
De website van Sociëteit de Vijfhoek 1866 heeft tot doel om belangstellenden en leden te informeren over de Sociëteit en haar activiteiten. De verbinding tussen de bezoeker van de website en de server wordt beveiligd met een SSL-certificaat. Het openbare gedeelte van de website legt geen persoonlijke gegevens vast. Gegevens in de vorm van een IP-adres en de bezochte pagina(‘s) worden op geaggregeerd niveau vastgelegd in een logbestand, zodat we de hoeveelheid bezoekers kunnen meten en de website technisch kunnen optimaliseren.
Dit logbestand is in een veilige serveromgeving opgeslagen en wordt binnen 24 maanden automatisch verwijderd. Het besloten gedeelte van de website is alleen toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord. Het genoemde SSL-certificaat zorgt hierbij voor een versleutelde verbinding. De ingelogde gebruiker heeft hierbij de keuze om persoonlijke gegevens toe te voegen aan zijn profiel. Deze gegevens worden opgeslagen in een database in een beveiligde serveromgeving.
De openbare profielgegevens zijn alleen in te zien door ingelogde bezoekers en de door Sociëteit De Vijfhoek 1866 aangewezen technisch beheerder(s). De gebruiker kan op elk gewenst moment zijn of haar eigen persoonlijke gegevens verwijderen c.q. leegmaken. Verwijderde gegevens worden dan niet langer in de database bewaard. Voor het verwijderen van het profiel kunt u terecht bij de daartoe aangewezen beheerder [ tvanderhulst.1@kpnmail.nl ].
Voor alle vastgelegde (persoonlijke) informatie geldt dat deze niet met derden wordt gedeeld, tenzij Sociëteit De Vijfhoek 1866 door wet- en regelgeving of gerechtelijk bevel daartoe is verplicht.
Beveiligen en bewaren
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Dat wil zeggen dat wij de gegevens bewaren zolang dat nodig is om de door jouw gevraagde dienst te leveren. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht.
Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop zij met jouw gegevens omgaan.
Minderjarigen
Als je 16 jaar of jonger bent, dan mag je uitsluitend onder toezicht van jouw ouders of wettelijke vertegenwoordigers gebruik maken van onze website.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Jouw gegevens gebruik wij nooit zonder toestemming voor andere doeleinden.
Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Inzage en wijzigen van jouw gegevens
Als je een account hebt kun je daarop inloggen om je gegevens in te zien en te wijzingen. Je kunt ook contact opnemen met de leden van het bestuur via de voorzitter, secretaris of penningmeester. Onder het tab-blad contact vindt u de telefoonnummers en email adressen.
Om misbruik te voorkomen vragen wij je, bij een schriftelijk verzoek tot inzage ,je adequaat te identificeren.
Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Inwerkingtreding
Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 25 mei 2018.
In pdf is dit documet te lezen als u op deze link drukt Privacybeleid Societeit de Vijfhoek 25-05-2018